Approuver le contrat d’apprentissage : obligations et offices cantonaux

L’approbation est une condition de validité

Le contrat d’apprentissage doit être conclu par écrit, examiné et approuvé par l’autorité cantonale compétente. La base légale est l’art. 14 al. 2 de la LFPr ; aucune taxe ne peut être perçue pour cette approbation (art. 14 al. 3 LFPr).

Le contrat doit être établi avant ou au plus tard au début de la formation professionnelle initiale. Si la conclusion est omise ou si le contrat n’est pas remis, ou l’est avec retard, le rapport d’apprentissage reste soumis aux dispositions de la LFPr (art. 14 al. 6 LFPr).

Le contrat d’apprentissage est assimilé au contrat individuel de travail (art. 344–346a CO), mais il réglemente en outre la formation. Le formulaire national uniforme s’applique aux formations initiales de trois ou quatre ans menant à un certificat fédéral de capacité (CFC) et aux formations initiales de deux ans menant à une attestation fédérale de formation professionnelle (AFP).

Le formulaire est disponible en ligne dans les quatre langues nationales sur berufsbildung.ch sous « Contrat d’apprentissage de A à Z », ainsi que sous forme imprimée.

Préalable : l’autorisation de former de l’entreprise

Les entreprises formatrices ont besoin d’une autorisation de former cantonale pour pouvoir conclure des contrats d’apprentissage. Pour l’enregistrement des contrats d’apprentissage dans le portail bernois des entreprises formatrices, une autorisation de former pour la profession concernée est requise.

Avant de déposer la demande, les entreprises déterminent quelle profession enseignée et quel type de formation – de deux, trois ou quatre ans – elles souhaitent proposer. Elles obtiennent ces informations auprès des inspecteurs et inspectrices de l’apprentissage compétents.

L’entreprise désigne une formatrice ou un formateur et planifie un déroulement possible de la formation. Elle remet ensuite le formulaire « Demande d’autorisation de former » accompagné de la « Fiche personnelle pour les responsables de la formation professionnelle » à l’office cantonal.

Où le contrat est examiné

L’autorité cantonale compétente examine et approuve le contrat d’apprentissage. La page « Points de contact cantonaux » sur berufsbildung.ch répertorie les coordonnées des offices de la formation professionnelle des cantons.

Dans le canton de Berne, l’Office de l’enseignement secondaire II et de la formation professionnelle est compétent : Kasernenstrasse 27, case postale, 3000 Berne 22, téléphone +41 31 633 87 00, e-mail [email protected]. Dans le canton de Zurich, c’est l’Office de l’enseignement secondaire II et de la formation professionnelle, section Formation en entreprise, qui traite les contrats d’apprentissage : Ausstellungsstrasse 80, 8090 Zurich, téléphone +41 43 259 77 00, e-mail [email protected].

Pour toute question concernant l’autorisation de former et la procédure, les entreprises s’adressent à leur office cantonal de la formation professionnelle. Dans le canton de Berne, les modifications des données de l’entreprise et des formatrices et formateurs, ainsi que les contrats d’apprentissage déposés, doivent également être approuvés par l’office.

Remplir et déposer : quatre voies comparées

Le portail de l’office cantonal de la formation professionnelle permet de remplir et de déposer le contrat de manière numérique, sans papier. Il est à la disposition des entreprises formatrices dans les cantons disposant d’un tel portail.

Le formulaire interactif est disponible en PDF et peut être rempli numériquement. Pour la signature et le dépôt, il est imprimé ; dans le canton de Zurich, le formulaire peut également être téléchargé en tant que fichier Word.

Grâce au publipostage via un tableau Excel, il est possible de créer autant de contrats d’apprentissage que souhaité en une seule étape. Le programme de gestion des contrats d’apprentissage gère de manière centralisée les contrats et les rapports de formation de plusieurs personnes en formation, mais il n’est disponible que pour Windows et nécessite une installation avec des droits d’administrateur.

Dans le canton de Zurich, le formulaire entièrement rempli doit être signé par toutes les parties et déposé en triple exemplaire ; les contrats manuscrits ne sont pas acceptés. L’examen peut prendre jusqu’à huit semaines en période de pointe. Dans le canton de Berne, le dépôt s’effectue numériquement via le portail des entreprises formatrices.

Étapes pour l’approbation du contrat d’apprentissage

Demander l’autorisation de formerCondition préalable à la conclusion du contrat ; à effectuer auprès de l’office cantonal de la formation professionnelle.
Remplir le contrat d’apprentissageAvec le formulaire national via le portail ou en tant que fichier PDF/Word.
Signer et déposerToutes les parties signent ; dans le canton de Zurich en triple exemplaire, numériquement ou par la poste.
Examen par l’autorité cantonaleDurée jusqu’à huit semaines en période de pointe ; approbation requise pour la validité.
Inscription à l’école professionnelleSe fait automatiquement ; les horaires de cours et le plan d’études sont envoyés par la poste.

Possibilités de dépôt comparées

Portail numérique (canton de Berne): Respect des prescriptions : dépôt numérique via le portail des entreprises formatrices.
Formulaire PDF (rempli numériquement): Imprimer, signer et déposer par la poste ; également possible à Zurich.
Fichier Word (canton de Zurich): Télécharger et modifier ; sur ordinateurs sous Windows.
Publipostage avec Excel: Pour plusieurs contrats ; utilisable uniquement sous Windows avec droits d’administrateur.

Ce que le contrat doit mentionner

Le contrat d’apprentissage indique l’intitulé exact de la profession et la durée de la formation ; tous deux doivent correspondre à l’ordonnance sur la formation respective. Sont également mentionnés le début et la fin de l’apprentissage.

Le contrat contient le salaire pour les différentes années d’apprentissage, la durée hebdomadaire du travail et le droit aux vacances. La période d’essai dure entre un et trois mois et peut être prolongée jusqu’à six mois au maximum.

L’entreprise s’engage à dispenser une formation conforme. La personne en formation s’engage à suivre les cours à l’école professionnelle et les cours interentreprises.

Faits importants concernant le contrat d’apprentissage

Délai de dépôt: Avant ou au plus tard au début de la formation professionnelle initiale.
Obligation de signature: Entreprise formatrice, personne en formation et, pour les mineurs, également les parents.

Signatures et accords complémentaires

L’entreprise formatrice et la personne en formation signent le contrat. Si la personne en formation est âgée de moins de 18 ans, les parents signent également.

L’entreprise formatrice et la personne en formation peuvent convenir par écrit d’accords supplémentaires. Parmi les exemples figurent une formation complémentaire ou supplémentaire dans une entreprise externe, ainsi que des indemnités de trajet et de séjour.

Les accords complémentaires doivent être conformes aux prescriptions légales et ne pas violer les droits fondamentaux. Ils doivent être déposés conjointement avec le contrat d’apprentissage.

Raccourcissement, dispense et prolongation

En cas de connaissances préalables spécifiques à la profession ou d’un apprentissage déjà terminé, la formation professionnelle initiale peut être raccourcie d’une ou deux années. Le raccourcissement peut être indiqué directement sur le contrat d’apprentissage.

Les personnes en formation peuvent également être dispensées de certaines matières. Les demandes à cet effet doivent être déposées avec les signatures de toutes les parties au contrat.

Une prolongation est envisageable, par exemple, en cas de résultats scolaires insuffisants ou d’échec à un examen. Les conseillers et conseillères à la formation décident du raccourcissement, de la prolongation et de la dispense sur demande des parties au contrat d’apprentissage.

Après l’approbation : inscription et documents

L’inscription à l’école professionnelle se fait automatiquement en lien avec le contrat d’apprentissage ; aucune démarche supplémentaire de la part de la personne en formation n’est nécessaire. Les horaires de cours, le plan d’études et les lieux d’enseignement sont communiqués par la poste.

Après l’approbation, la personne en formation reçoit le guide à travers l’apprentissage, l’ordonnance sur la formation et le plan de formation de la profession. Le contrat d’apprentissage est valable dès lors qu’il a été signé et approuvé par l’office cantonal de la formation professionnelle compétent.

Dans le canton de Lucerne, l’entreprise formatrice peut saisir le contrat numériquement dans le portail Formation professionnelle. L’office informe la personne en formation par e-mail de l’état d’avancement de l’approbation ; elle reçoit l’approbation et d’autres informations sur le début de l’apprentissage directement de l’entreprise formatrice.

Personnes en formation sans permis de séjour suisse : obstacles supplémentaires

Un apprentissage en Suisse est possible dès l’âge de 15 ans ; il n’y a pas d’âge maximal. Comme il est considéré comme une activité lucrative, un permis de séjour est nécessaire et, selon l’origine, un permis de travail.

Le permis de séjour doit être demandé auprès de la commune de résidence, au plus tard dans les deux semaines suivant l’arrivée. Les personnes provenant d’un pays de l’UE/AELE n’ont pas besoin de permis de travail.

Pour les personnes provenant d’États tiers à l’UE/à l’AELE, l’entreprise formatrice doit les annoncer et effectuer les démarches pour obtenir le permis de travail. Selon le statut de la personne en formation, le contrat d’apprentissage doit également être approuvé ; les autorités cantonales listées par le Secrétariat d’État aux migrations fournissent des informations à ce sujet.