Faire approuver le contrat d’apprentissage : obligations et offices cantonaux

Pourquoi le contrat d’apprentissage doit être approuvé

Le contrat d’apprentissage est assimilé au contrat individuel de travail (art. 344 à 346a CO), mais il réglemente en plus la formation. Il doit être établi par écrit et est examiné puis approuvé par l’autorité cantonale compétente.

Le contrat d’apprentissage standardisé au niveau national s’applique aux formations initiales de trois ou quatre ans menant à un certificat fédéral de capacité (CFC) ainsi qu’aux formations initiales de deux ans menant à une attestation fédérale professionnelle (AFP). Il doit être établi avant ou au plus tard au début de la formation professionnelle initiale.

Conditions préalables à la conclusion du contrat

Les entreprises formatrices ont besoin d’une autorisation de former délivrée par le canton pour former des apprentis et conclure des contrats d’apprentissage. Sans cette autorisation, toute conclusion de contrat est impossible.

Le contrat d’apprentissage doit être rédigé par écrit. Les accords verbaux ne suffisent pas pour que le contrat soit valide.

Comment remplir le contrat d’apprentissage

Le portail de l’office cantonal de la formation professionnelle permet de remplir le contrat d’apprentissage électroniquement et de le transmettre sans papier. Cette possibilité existe dans les cantons qui exploitent un portail numérique.

Le formulaire PDF interactif peut être rempli numériquement, mais il doit être imprimé pour la signature et la transmission. Il convient aux entreprises n’ayant pas accès à un portail cantonal.

Grâce à un publipostage à partir d’un tableau Excel, les entreprises peuvent créer autant de contrats d’apprentissage qu’elles le souhaitent en une seule étape. Cela facilite la gestion de plusieurs contrats.

Le programme de gestion des contrats d’apprentissage gère de manière centralisée les contrats d’apprentissage et les rapports de formation de plusieurs apprentis. Il n’est disponible que pour Windows et nécessite des droits d’administrateur pour l’installation.

Différences cantonales lors de la transmission

Dans le canton de Zurich, trois exemplaires entièrement remplis et signés par toutes les parties sont nécessaires pour une transmission par la poste. Les contrats manuscrits ne sont pas acceptés ; numériquement, les entreprises formatrices peuvent transmettre le contrat via le portail des entreprises formatrices (LB-Services).

L’Office de la formation professionnelle et des écoles de maturité du canton de Zurich examine le contrat et l’approuve si tout est en ordre. L’examen peut prendre jusqu’à huit semaines pendant la période de pointe.

Dans le canton de Berne, les entreprises formatrices peuvent saisir les contrats via le portail des entreprises formatrices et les transmettre numériquement. L’Office de la formation professionnelle et des écoles de maturité (MBA) les approuve également numériquement.

Ce qui est réglementé dans le contrat d’apprentissage

Le contrat fixe la dénomination de la profession, la durée ainsi que le début et la fin de la formation professionnelle initiale. Il règle également la période d’essai, qui dure entre un et trois mois et peut être prolongée jusqu’à six mois au maximum.

Sont également fixés le temps de travail hebdomadaire, le salaire par année d’apprentissage et le droit aux vacances. Les apprentis s’engagent à fréquenter l’école professionnelle et les cours interentreprises ; l’entreprise s’engage à dispenser une formation conforme.

Faits importants concernant le contrat d’apprentissage en Suisse

Signature et processus d’approbation

Le contrat d’apprentissage est signé par l’entreprise formatrice et la personne en formation. Si cette dernière est âgée de moins de 18 ans, les parents doivent également signer.

Ce n’est qu’avec les signatures requises que le contrat peut être transmis à l’office cantonal de la formation professionnelle. Il est valable dès lors qu’il est signé et approuvé par l’autorité cantonale compétente.

Après l’approbation : inscription automatique et documents

Avec la signature, la personne en formation est automatiquement inscrite à l’école professionnelle. Une inscription séparée n’est pas nécessaire ; les informations sur les horaires et les lieux d’enseignement arrivent par la poste.

Après l’approbation, les apprentis reçoivent le guide à travers l’apprentissage, l’ordonnance sur la formation de la profession choisie et le plan de formation. Ces documents expliquent la relation d’apprentissage et la formation.

Possibilités de modification et de résiliation du contrat

Pendant la période d’essai, les deux parties peuvent résilier le contrat d’apprentissage à tout moment avec un délai de congé de sept jours. Pendant toute la durée de la formation professionnelle initiale, une résiliation d’un commun accord est possible.

Pour des motifs graves dûment appréciés, chaque partie peut résilier le contrat unilatéralement et sans préavis. Cela inclut, par exemple, l’inaptitude professionnelle ou personnelle de la formatrice ou du formateur, ainsi qu’une surcharge physique ou mentale ou une mise en danger de la personne en formation.

Si l’autre partie l’exige, la partie qui résilie doit motiver par écrit la résiliation sans préavis. L’entreprise formatrice doit informer immédiatement l’autorité cantonale en cas de résiliation anticipée par les parties contractantes.

L’autorité cantonale peut mettre fin à la relation d’apprentissage en révoquant l’autorisation de former ou en procédant à une résiliation anticipée si la formation dans la pratique professionnelle est insuffisante ou si les formatrices et formateurs ne remplissent pas les conditions légales ou violent leurs obligations. Elle peut tenter de parvenir à un arrangement ou à la poursuite de l’apprentissage dans une autre entreprise.

Comme bases juridiques pour la résiliation, les art. 346 CO ainsi que les art. 337, 337c et 337d CO sont cités. L’art. 11 OFPr est également mentionné.

Particularités pour les apprentis étrangers

Les apprentis provenant des États de l’UE/AELE n’ont pas besoin d’une autorisation de travail. Les personnes provenant d’États hors UE/AELE en ont besoin ; l’entreprise formatrice s’occupe des démarches nécessaires et dépose la demande auprès des autorités cantonales des migrations.

Selon le statut de la personne en formation, le contrat d’apprentissage doit également être approuvé. Les autorités cantonales répertoriées par le Secrétariat d’État aux migrations fournissent des informations à ce sujet.

Interlocuteurs en cas de questions

Selon le canton, l’office compétent s’appelle office de la formation professionnelle, office de la formation professionnelle ou Office de la formation professionnelle et des écoles de maturité (MBA) ; il s’agit parfois d’un service ou d’une unité spécialisée. Sont nommément cités l’Office de la formation professionnelle et des écoles de maturité, division Formation en entreprise, à Zurich, le MBA du canton de Berne et l’Office de la formation professionnelle et des écoles de maturité de Nidwald.

À Zurich, la division Formation en entreprise est joignable à Ausstellungsstrasse 80, 8090 Zurich : téléphone +41 43 259 77 00, e-mail [email protected]. Pour obtenir de l’aide concernant le portail bernois des entreprises formatrices, les coordonnées sont le téléphone 031 636 88 88 et l’adresse e-mail [email protected].

L’Office de la formation professionnelle et des écoles de maturité de Nidwald est joignable à Robert-Durrer-Strasse 4, case postale 1241, 6371 Stans : téléphone 041 618 74 33, e-mail [email protected]. Pour les apprentis, l’office d’orientation professionnelle du canton concerné constitue également un interlocuteur en cas de questions ou de difficultés durant l’apprentissage.